Суббота 17 Февраль 2018 10:23

Как организовать командировку

организовать командировкуСлужебные поездки — неотъемлемая часть работы в больших компаниях, имеющих филиалы или крупных клиентов по всей стране. Чтобы отправить руководителя или сотрудников с деловым визитом, нужно учесть много факторов. Как же организовать командировку, чтобы всё прошло комфортно и эффективно?

Покупка/резервирование билетов

Очень важно, чтобы деловая встреча состоялась в назначенное время в запланированном месте, поэтому следует заранее приобрести билеты туда и обратно. При выборе транспорта нужно руководствоваться соображениями удобства: если расстояние большое — оптимальным вариантом будет самолет, в других случаях можно воспользоваться поездом. Современные транспортные сервисы позволяют забронировать места в самолете/поезде онлайн с последующим выкупом через кассу или по безналичному расчету.

Совет: преимущественно выбирайте прямые рейсы, поскольку длительные стыковки требуют дополнительных трат сил и времени. Купить билеты следует заблаговременно, ближе к дате поездки может не оказаться свободных мест.

Организация трансфера

Деловая поездка зачастую включает целый комплекс мероприятий, предусматривающих передвижение по городу. Для человека, не ориентирующегося в другом населённом пункте, это может быть проблематично. Поэтому важно организовать трансфер: от аэропорта/вокзала до отеля, по городу (до ресторана, офиса партнеров). При этом следует учесть количество сотрудников, чтобы подобрать транспорт определённой вместительности.

Для передвижения руководителя по столице можно воспользоваться услугами такси, а вот с перевозкой группы людей могут возникнуть определённые трудности. Оптимальным вариантом будет заказать трансфер через специальную службу. К услугам клиентов здесь широкий выбор транспортных средств по вместительности, комфортабельности.

Бронирование отеля

Чтобы во время командировки сотрудник компании без проблем добрался до места встречи с партнерами, важно правильно выбрать расположение отеля. Для этого можно воспользоваться специальными интернет-ресурсами, такими как hotels или booking.com. Достаточно ввести дату приезда и отъезда и сервис выдаст ряд результатов. Выбрать подходящий вариант можно, воспользовавшись фото и дополнительными фильтрами (ценовым диапазоном, наличием бесплатных завтраков, парковки, бассейна).

Учтите: при резервировании отеля следует учитывать расчётный час, чтобы сотруднику не пришлось длительное время ожидать номер или заранее отправляться с багажом в аэропорт/ на вокзал.

Имеет значение и способ оплаты услуг отеля: фирме потребуется сделать аванс при бронировании или можно будет оплатить проживание при заселении, доступные способы расчёта (наличными, по безналу, корпоративной карточкой).

Также при бронировании отеля следует уточнить, готов ли он выдать подтверждающие документы, необходимые для возврата командировочных средств. Если нет, то лучше воспользоваться услугами специализированного интернет-сервиса, работающего в едином стандарте.

Дополнительные задания

При организации командировки руководителя/сотрудников важно помнить о её цели. Если это переговоры с целью привлечения новых клиентов, следует подготовить все необходимые документы (сертификаты, бизнес-план, образцы продукции, экспертные заключения, контракт). Потенциальным партнерам можно преподнести деловой презент от лица компании (ежедневник, календарь, ручку с логотипом организации).

Ведение отчётности

Согласно закону, работнику, отправленному в командировку в другой город, компания обязана возместить расходы на:

  • проезд;
  • проживание.

Также сотруднику могут быть оплачены другие траты, совершенные с ведома/позволения руководителя (например, оплата ужина с партнёрами в ресторане). Для этого бухгалтерии должны быть предоставлены оригиналы всех квитанций, чеков.

Как организовать командировку, чтобы она прошла максимально эффективно и неутомительно? Секрет один — грамотное планирование. Список дел лучше составить заранее и реализовывать его постепенно.

Где вы будете отдыхать (отдыхали) в 2018 году?

Смотреть результат

Loading ... Loading ...

Подписка на новые посты через e-mail адрес:

Турция: общая информация для туриста
Белек в августе
Восемь достопримечательностей Кении

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

© 2018: Туризм без границ на Sun-Expo.ru